Seis Acuerdos que hacen los mejores equipos de proyectos

Es común encontrar artículos que estudien o se refieran  a las causas del fracaso de los proyectos: suele ser más fácil analizar los resultados negativa de forma retrospectiva, por el impacto que tienen. En cambios lo resultados positivos suelen ser “lo esperado”.

Mientras el fracaso puede deberse a una o pocas fallas,  el éxito se debe a los muchos o todos componentes que salieron bien. Pero hoy, quiero detenerme en seis elementos que he encontrado en común en equipos de proyectos que lograron proyectos exitosos, sin pretender decir que esta es la única receta apropiada para el éxito:

1. Los equipos generan un ambiente apropiado para la gestión de proyectos. ¿Como lo hicieron? Asegurándose que el equipo (incluyendo clientes y proveedores) tuvieran los conceptos mínimos de gestión de proyectos y hablaran el mismo lenguaje: desde las  comprensión lecciones aprendidas  en el inicio hasta el entendimiento de lo que es o o no  un control de cambios. Que haya una cultura de proyectos y que se entienda como una ocupación completa y no “cuando quede tiempo”, permite lograr mejores resultados.
2. Conocen la prioridad de su proyecto. Los equipos exitosos no se llaman a engaños. Si el proyecto es prioritario lo saben, y si no lo es, también lo saben. Eso les permite concentrarse cuando se requiere y retomar cuando haga falta. El ritmo de avance es acorde con las características de sus expectativas.
3. Usan la documentación necesaria. Este punto es clave porque no se desgastan en “cumplir requisitos de documentación” sino en lograr objetivos a través de ella. Reconocen cuando es necesario ser formales, cuando se puede re usar información y que pretenden lograr a través de ella.
4. Tienen acuerdos sobre como hacer el trabajo. Llámese plan de gestión, estrategia de trabajo o metodología, se han puesto de acuerdo previamente sobre como desempeñarse y han sostenido conversaciones sobre temas sensibles de manera anticipada. Estos temas sensibles pueden ir desde que hacer si falta el dinero, hasta como el cliente va a aprobar los entregables.
5. Se enfocan en el control más que el status. Los equipos de trabajo exitosos no dudan en señalar sus retrasos y proponer cambios rápidamente. No esconden o reajustan fechas constantemente. Se enfocan en el futuro, entender si velocidad y basan su control en la capacidad de pronosticar sus resultados.
6. Se concentran en beneficios. Desde el inicio, priorizan los beneficios y requisitos de su proyecto. Se empeñan en generar valor de forma anticipada y en prevenir las trampas que reducen su efectividad. No esperan los momentos de urgencia para priorizar o eliminar lo que no se necesita.

Seis acuerdos sin los cuales, obtener los resultados puede llegar a ser más costoso en términos financiero o humanos. Pero abordar estos acuerdos de manera temprana, permitirá que los lograr los objetivos sea cada vez más satisfactorio.