El Alcance primero!

Todo el tiempo hemos escuchado que todos los elementos de la triple restricción  (tiempo, costo, alcance) tienen aparentemente la misma importancia, la práctica común resulta diferente, incluso si no referimos a la triple restricción ampliada (Calidad, recursos, riesgos). Expresiones como “mientras no se salga del presupuesto” o “lo importante es salir al aire en la fecha prometida” hacen creer que el alcance suele ser poco valorado. De hecho, cuando evaluar el desempeño del proyecto o el equipo se trata, el dinero y el tiempo siguen siendo las medidas fundamentales de evaluación del del desempeño. Rara vez vemos que la declaración del alcance sea revisada continuamente, si los supuestos y restricciones siguen siendo validos o si los criterios de aceptación son entendidos. Incluso, la WBS se olvida en momentos claves del control

¿Que es el alcance?

Suele suceder que a los gerentes se les exige en términos de tiempo y costo. El alcance es el trabajo para cumplir el objetivo del proyecto. (todo y solo lo que hay que hacer)

Estructura desglosada del trabajo (WBS)

Suele ser un error común de los gerentes de proyecto, iniciar con el cronograma sin pasar por una WBS, que es la representación gráfica del alcance. Otros usan la WBS para planear pero luego se olvidan de ella cuando puede ser una herramienta útil para medir avance y controlarlo. En mi caso, puedo decir que es mas confiable  hablar de “Porcentaje de paquetes de trabajo completados” que “avance del cronograma” como medida para entender el progreso de un proyecto. Incluso, esa definición de “completados” o “done (hechos)” aplica tanto para proyectos de características iterativos  como predictivos, lo cual lo vuelve una referencia en un marco híbrido de trabajo.

Lo estamos haciendo mal

También he encontrado que la dirección de la organización,  rara vez pregunta por  el estado de los paquetes de trabajo o los cambios que han sufrido. He notado que la dirección presiona al gerente por tiempo y costos, pero asume erróneamente que el alcance es muy claro y se cuida solo. ¿Alguna vez le han preguntado o ha informado sobre el porcentaje de paquetes de trabajo que han sufrido cambios?

Y la metodología ágil

Aún en métodos ágiles, el alcance sigue siendo importante, puesto que es lo que se prioriza en cada incremento, dado su carácter variable. El tiempo y el costo se ponen al servicio del alcance negociado,  en forma de iteraciones. Herramientas como el Kanban, originalmente pensado para ambientes de producción, nos ayudan a controlar el avance del alcance en forma de “historias”, las cuales a su vez, reflejan las necesidades y el alcance del proyecto.

En conclusión

Los equipos  de trabajo  suelen creer que los controles de cambio sólo se orientan a cobrar más o anunciar una demora en fechas, cuando también deben enfocarse en entender cuales son los paquetes de trabajo afectados, bien sea por nuevos requerimientos, modificación o por eliminación. Y una vez, entendido el impacto del cambio en el alcance, valoramos los recursos de ese paquete de trabajo y finalmente los recursos asignados y las estimaciones de tiempo y costo relacionadas con esos recursos.

En conclusión, puedo traer una lección aprendida: “Si cuidas el alcance, el tiempo y los costos se cuidarán solos”.