Aportes del Pensamiento Lean a la Gestión de proyectos

A pesar de provenir de ambientes diferentes, hoy encontramos muchas aplicaciones del pensamiento lean en la gestión de proyectos de todo tipo, siendo las técnicas ágiles la máxima exposición de estos conceptos.  Pero independientemente del tipo de proyectos (incluso en aquellos considerado Cascada o predictivos)

Para entender el aporte del Pensamiento lean  a la gestión de proyectos repasemos lo que significa : un modelo de gestión enfocado a la creación de flujo para  entregar el máximo valor para los clientes, utilizando los mínimos recursos necesarios: es decir ajustados.

La creación de flujo se focaliza en la reducción de los siete tipos de “desperdicios” en manufactura, los cuales perfectamente aplica en un ambiente de proyectos de la siguiente manera:

1.   Sobreproducción como forma de protegerse: hacer más de lo requerido, como el gold plating, el cual no añade valor, aunque se agreguen atributos pero no son percibidos por cliente, que aumentan los riesgos de rechazo o mala calidad
2. Tiempo de espera de recursos o actividades: recursos ociosos del proyecto esperando por entregables retrasados o esperando la disponibilidad de un recurso en múltiples tareas.
3. Transporte de materiales o insumo: el movimiento innecesario de materiales es similar a la activación de múltiples frentes de trabajo que mueven recursos en un ambiente multitarea que alargan tiempos de preparación de las actividades.
4. Reprocesos: Repetir actividades a un alto costo, por mala calidad o cambio en las especificaciones
5. Inventario: En producción, el exceso de inventario es una solución mediocre para los problemas. Se traduce en que el inventario es “bueno” cuando el sistema de producción es malo. En proyectos, el inventario puede estar representado en “colchones” de  tiempo que alargan proyectos debido al bajo conocimiento de la actividad o control sobre los recursos.
6. Movimientos; Realizar más procesos o tareas de las requeridas. Esto sucede cuando se siguen pasos de una metodología por “inercia” en cuyo caso se usan más procesos, actividades o artefactos de los necesarios para direccionar el proyecto.
7. Defectos: por mala calidad de los procesos   o los insumos.

Algunas de las premisas en las que se basa un sistema lean o ajustado de manufactura son:

La mejora continua como principio de que «todo puede mejorar» en cada uno de los pasos del proceso, representa un avance consistente y gradual  para mejorar a un mínimo costo cumpliendo con las especificaciones de entrega en el tiempo.  Un sistema Lean incluye procesos de mejoramiento continuo o kaisen que pueden ser similares a los procesos de iteración de la gestión ágil de proyectos o Lean Start Up donde la calidad se incrementa gradualmente, minimizando los riesgos de un fracaso costoso y lento.

Se hace mucho énfasis en la necesidad de que el equipo analice y trabaje cooperando en el lugar donde suceden los hechos o gemba. Las prácticas de Co ubicación y War Room en las que se busca la ubicación cercana de los miembros del equipo son una derivación de esta idea.

Los sistemas Lean  buscar Minimizar el despilfarro, eliminando  las actividades que no agreguen valor y optimizando el uso de recursos. Tanto la gestión tradicional como la ágil de proyectos nos enseñan a modificar nuestros métodos cuando las condiciones del proyecto cambian. El re-uso de información previa y la selección apropiada de los procesos de dirección de proyectos son clave para asegurarlo.

El cliente adquiere una solución más que un producto o servicio. Esto cobra importancia cuando se trata de entender que es lo que un proyecto busca y lo que los equipos deben perseguir en él.  Además incentivan Procesos “pull” en los que los productos son solicitados por el cliente final y no empujados por el final de la producción, por lo que el papel de los clientes en el desarrollo del proyecto pasa de ser un receptor de entregables a un socio del equipo.

Consideran clave las relaciones a largo plazo con los proveedores en los cuales existen acuerdos para compartir el riesgo, los costos y la información

Si las condiciones de los clientes o el entorno cambia, se debe ser lo suficientemente agiles para modificar la mezcla de producción. O mejor dicho para modificar las condiciones del producto para satisfacer la demanda del mercado. Esto es uno de los principios de la gestión ágil de proyectos en lo cual, a través de un incremento en el valor del producto es controlado a través de las iteraciones

Lean es básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio. La gestión de proyectos busca la ejecución de los proyectos correctos, correctamente!