Ambientes disfuncionales

Sucede que usted ha planeado su proyecto con toda la dedicación y tiempo para obtener los resultados esperados. Ha usado todas las herramientas que conoce y tiene por fin un plan detallado. Sin embargo, cuando empieza a ejecutar, encuentra que los estimados no se cumplen, los alcances se amplían y las herramientas que uso, prácticamente no sirven. En este caso, vale la pena analizar si el problema es el proyecto o el ambiente en el que se desenvuelve, ya que todos los ambientes no son igualmente propicios para el desarrollo de los proyectos. Estos ambientes poco propicios se caracterizan por malos hábitos o “disfuncionalidades” de la organización y sus miembros, que impiden que los proyectos hagan aquello para lo cual fueron concebidos.

 ¿Cómo identificar entonces si el entorno en el que se desenvuelve el proyecto es apto para lograr las metas y resultados esperados? Hagamos una lista de chequeo que nos permitirá identificar si nuestro ambiente está plagado de algunas disfuncionalidades:

¿Son comunes los retos heroicos?: Esta disfuncionalidad se presenta cuando en su organización se plantean fechas sin tener claro el alcance o se recortan actividades en el papel, sin cambiar el alcance o agregando recursos. En ultimas, esto lleva a que no se logren los resultados.

¿Le es familiar el papeleo inncesario?: Suele ser común que los gerentes de proyectos diligencien formatos para la planeación y no saben por qué y ven este trabajo como una carga, pero lo tienen que hacer porque la PMO se los exige. Esto trae como consecuencia, que lo que debe ser un proceso formal, se convierte en un proceso burocrático.

¿Sufre el síndrome de la bala plateada?: Cuando se concibe un proyecto, suele verse como la solución a todos los problemas de la compañía. En ocasiones, generando expectativas por encima de lo real y adicionalmente, el equipo se concentra tanto en la solución y sus beneficios, que olvida el problema que dio origen al proyecto. Se obtiene la solución esperada, pero los clientes no quedan satisfechos.

¿Ignora las diferencias entre las personas del equipo? Esto sucede cuando que se cree todas las personas del equipo del proyecto, son iguales así como su motivación, olvidando las diferencias culturales y las expectativas que cada uno pueda tener sobre el proyecto.

¿Le dice si a todo? Esta disfuncionalidad aparece cuando no existen formas de proteger el alcance de los proyectos, el sponsor no cumple su función o el control de cambios es deficiente, llevando a proyectos que se amplían indefinidamente.

¿Agregar recursos es la forma más común de solucionar problemas en sus proyectos? Cuando se agregan recursos, se incurren en sobrecostos, lo que quiere decir que la prevención falló. Y si los recursos se agregan al final del proyecto, el efecto puede ser tener más retrasos aun, por la curva de aprendizaje y el tiempo que requieren los recursos actuales, entrenando o supervisando los nuevos.

¿Su proyecto está plagado de colchones? Las estimaciones de duración y costos se construyen a partir del exceso de prudencia, en la que cada equipo, agrega niveles de seguridad aumentando los cronogramas y presupuestos. En oposición, los clientes fijan fechas imposibles, a sabiendas que los equipos tienden a inflar sus estimados.

¿Se ejecutan proyectos sin tener un plan? Esta disfuncionalidad consiste en que se empieza la ejecución del proyecto sin tener claros los recursos y su disponibilidad. Esto puede deberse a que los gerentes de proyectos sienten la presión de generar entregables para disminuir la tensión con sus stakeholders. Esto se evidencia cuando las personas no se aventuran a dar fechas de entrega o cuando, dominados por el cinismo corporativo, aceptan fechas que saben que no van a poder cumplir.

Si su organización presenta 3 o más de los anteriores ítems, empiece a considerar que requiere modificar el entorno de sus proyectos, los hábitos de las personas y el comportamiento de los equipos de trabajo. Afortunadamente para cada disfuncionalidad, hay diversas herramientas que nos pueden ayudar a generar los cambios que aumenten las probabilidades de éxito de sus proyectos y las veremos en un siguiente articulo.