La gestión de proyectos para asegurar la inversión

El entorno actual de los negocios, ha logrado acentuar una de las características propias de la gestión de proyectos: la incertidumbre.  El ritmo con el que cambian las necesidades de los clientes ha tenido como consecuencia que los artefactos que creamos para administrar la complejidad de los proyectos no logran abarcar  la variedad intelectual de la naturaleza humana.

Cuando nace la administración moderna como la conocemos, en plena era industrial, cada unidad productiva sabían  quien iba a adquirir el producto, casi siempre en un mercado local, con poca competencia, por lo que había pocos cambios en su producto.Sin embargo, hoy tenemos clientes de diferentes culturas y territorios que demandan más innovación a un menor costo en diferentes mercados en los que compiten cadenas de suministro integradas.

Por tanto, la presión de competidores, proveedores y clientes en cualquiera de los mercados, puede llegar a modificar los supuestos que justifican el origen o éxito de los proyectos. Eso sin contar que los interesados también pueden modificar sus intereses, teniendo en cuenta los cambios de su propio  entorno.

El enfoque actual

Usualmente, las metas de los proyectos se han orientado hacia la gestión de la triple restricción, es decir, producto, costo y tiempo. Pero, si los supuestos e intereses  de  los clientes cambian, entonces así lo harán  las prioridades, los objetivos y las metas, volviéndose más confusa la gestión.   Y cuando cree haber logrado el producto soñado, se encuentra que ya es obsoleto o que ya no es prioritario.

Los proyectos se conciben  para materializar un producto o entregable. Sin embargo, lo que persigue el proyecto más allá del producto, es lograr un beneficio que represente un cambio positivo para sus clientes o quienes invirtieron en él. Dicho beneficio se traduce en un “valor” porque es percibido y valorado por quienes lo reciben. A la vez, este valor debe ser entregado con el menor conjunto de reprocesos y desperdicios .

Toda la inversión para ejecutar el proyecto, se construye alrededor de capturar este valor, por tanto el éxito reside en el beneficio  global que le genera el negocio más allá de cumplir las metas locales de tiempo, costo y alcance. Eso explica porque existen proyectos que se cumplen en presupuesto y cronograma pero que no satisfacen a los clientes. Enfocarse en medir como capturar ese beneficio, permite gestionar mejor que si solo busca medir el avance de las tareas.

La falsa disyuntiva

El profesor Kersner en sus apuntes de Project Management 2.0  http://blog.iil.com/ plantea que   la gestión de proyectos es una estrategia integrada el negocio y por lo tanto,  los gerente de proyectos, no solo toman decisiones relativas al proyecto sino que también están tomando decisiones de negocio. Cuando de un proyecto, depende la creación de un  nuevo producto, la mejora en procesos o el margen de  la operación, se está construyendo una ventaja competitiva para el negocio.  Si usted tiene que decidir ante dar prioridad al proyecto o al negocio, se encuentra en una falsa disyuntiva y su primera opción será revisar la forma en que va a atraer beneficios lo mas rápido y barato posible.

Entonces,  la forma de evaluar el éxito de los proyectos y por tanto la información que recopilamos  y transmitimos a lo largo del mismo,  puede cambiar durante el ciclo de vida y lo que hoy puede ser evaluado como un aparente sobrecosto,  puede resultar en una inversión necesaria para entregar un mayor valor o actualizar el producto. Un retraso en un hito para lograr una funcionalidad no contemplada pero necesaria, sacrifica una meta de avance  para lograr una meta de satisfacción de clientes.

Conclusiones y Recomendaciones

Un enfoque apropiado de la gestión del valor aplicado en proyectos debe tener en cuenta los siguientes aspectos

• Enfocarse en metas  del negocio, contribuye a entender las prioridades, alinear el equipo y medir el real éxito de sus proyectos.
• Revisar continuamente los supuestos que dan origen al proyecto, permite revisar si las condiciones del entorno han cambiado.
• Orientarse a los resultados mas que en tareas, permite  mejorar el control  y la capacidad para materilizar beneficios.
• Ser eficiente,  agil  y flexible en los metodos de gestión, incrementa la forma en que los equipos gestionan sus problemas y encuentran soluciones

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