¿Y por qué iniciar con acta de constitución?

Nada le ha hecho más daño a la productividad de un equipo, que el no tener claros los elementos que van a medir su éxito, entendiendo la productividad como esa capacidad de obtener los resultados para los cuales fue concebido el equipo. Sólo a través de una meta clara, objetivos medibles y resultados tangibles, es posible poner de acuerdo a un grupo de personas que nunca antes han trabajado juntas y que por primera vez se encuentran para trabajar en un proyecto.

El project charter  o acta de constitución, expresa de forma gerencial las necesidades y expectativas sobre un proyecto y por tanto, es un elemento que debe ser revisado cada vez que el equipo sienta que su horizonte está perdido. El charter no es un documento técnico, es la forma en que la alta dirección y el sponsor describen lo que requieren en un lenguaje de negocios. Sin embargo, el charter se pueden encontrar en diferentes formas de presentación y es fácil adaptarlo a diferentes tipos de negocios, ya que puede ser muy útil para diferentes sectores y modelos de negocio, tal como sucede en el sector de la publicidad, en donde los denominados“brief” pueden ser mejor entendidos si adoptan la forma de un project charter.

El charter tiene un par de ventajas adicionales: permite plasmar los requerimientos del sponsor de manera temprana. Eso le permitirá rechazar requerimientos contrarios. Adicionalmente, el charter le permite discutir de manera temprana, lo que se denomina “temas sensibles” como la financiación o como se va a aprobar el producto final.

Para otro tipo de negocios, especialmente aquellos que no tranzan commodities, como los servicios de consultoría o de complejidad similar, una oferta o propuesta comercial será más clara en la medida que tenga un formato de project charter, en la que los entregables, supuestos, restricciones y riesgos, sean más claros. Si usted requiere firmar un contrato antes de tener un plan de proyecto, desarrolle un charter que le permita ponerse de acuerdo previamente con su cliente y su equipo, asegurando la claridad de los objetivos y riesgos del contrato.

En conclusión, el charter, es una herramienta poderosa que Ud. puede usar para lograr acuerdos simples, en el lenguaje de su cliente y con insumos claramente definidos, cada vez que requiera entender el porqué de lo que está haciendo en su proyecto.