Planeación Acelerada para proyectos bajo presión

Seguramente le ha pasado que usted tiene un encuentro con un cliente, sponsor o jefe para realizar la asignación de un proyecto. Le dicen lo que tiene que hacer y cumplir, le advierten lo importante que es y los pocos recursos con los que va a contar. Pero además le solicitan un plan  lo mas pronto posible, que para que el proyecto cumpla, en determinada fecha.

Entonces Usted,  que es un(a) gerente de proyectos que se sabe todas las técnicas de estimación, ha hecho todos los cursos de Project Management posibles, tiene que mandar todo eso al diablo, para poder cumplir con esa “pequeña” restricción de tiempo y lograr encajar todo lo solicitado. ¿Qué hacer en ese caso?

Revisemos: Le piden un cronograma dentro de pocos días, por lo que no puede hacer un plan tan detallado y tampoco puede estimar abiertamente, ya que tiene una restricción de tiempo identificada. Adicionalmente, es claro lo que se debe entregar y el plazo, por lo que intentar lo que aprendió en sus seminarios de SCRUM, puede no tener mayor efectividad. Bajo esta perspectiva tener un cronograma detallado no va a ser muy útil puesto que no importa que duración le asigne a las actividades, igual deben terminar en una fecha ya establecida por un tercero.

¿Qué camino nos queda? La opción que recomendaría en este caso, es usar la  Planificación Acelerada de Proyectos, que consiste en un conjunto de pasos que terminan creando un plan  “ajustado”  en pocos días para iniciar el trabajo en condiciones críticas como las citadas. La Planificación Acelerada de Proyectos (PAP)  es una técnica de gestión de valor que busca realizar solo los esfuerzos necesarios para crear un Plan Mínimo Viable, que permita orientar al equipo del proyecto rápidamente, a la vez que cumple con las condiciones exigidas para satisfacer a clientes y aliados.

La PAP combina técnicas agiles de gestión, de Teoría de Restricciones  y de Proyectos de innovación como Design Thinking para tratar a los esfuerzos de planeación como un proyecto mismo y poder definir el alcance apropiado y la estrategia de ejecución en corto tiempo.

La PAP posee las siguientes características y diferencias con la planificación detallada o “en cascada”

• Se hace énfasis inicial en describir el Alcance y descartar lo que no se va a hacer. Incluso, es posible que desde el inicio se tenga claro que el tiempo no alcanza y se prioriza desde el inicio del proyecto y no al final, que es lo que generalmente sucede cuando se percibe que no se puede cumplir.
• La definición apropiada de los entregables es clave puesto que el equipo se va a volver responsable por entregar “productos” en lugar de cumplir actividades. No se destina tanto tiempo  a detallar el cómo, puesto que esto quedará para cada sub equipo de trabajo en una fase posterior.
• Tiene mayor importancia la secuenciación de los entregables como forma de priorización y orientación de la ejecución y para esto se realizan técnicas de Diseño de Red del Proyecto.
• La estimación se realiza “encajando” los entregables en unidades de tiempo previamente definidas, que llamaremos “cajas de tiempo”, similares a los “sprint” pero la diferencia es que se conoce con anticipación que se va a entregar. Las cajas de tiempo pueden tener un periodo que oscila entre una semana y quince días. Esto reemplaza la estimación abierta, lo que usualmente hace que se alarguen los tiempos con colchones con los consabidos efectos que esto trae.

Realizar un proceso PAP requiere concentración del equipo de trabajo y una voluntad expresa del equipo de usar el método, por lo que una preparación previa sobre los pasos a seguir, siempre es útil para enfocar los esfuerzos.

PAP puede demandar que en un siguiente ciclo se detalle apropiadamente, cada una de las cajas de tiempo, si aún se requiere. Con sorpresa he notado que algunos equipos no lo requieren, puesto que se sienten cómodos con la información previamente construida.

El control de los proyectos planificados con PAP no dista mucho de los mecanismos de control de cualquier otro proyecto en el cual se revisa el cumplimiento de los entregables en cada caja de tiempo. Sin embargo, hablaremos de eso en otra ocasión.

Así que la próxima vez que enfrente un proceso de planeación retador, piense en alternativas para realizar un plan usando técnicas agregadoras de valor.  Piense en Planificación Acelerada de Proyectos.